Documents and Informations

Learning Contract

Note that the contract must be prepared in advance!

Check before how many ECTs you can get; ask me.

You can send me the LC "in preparation" as pdf file, so that I can check it in advance and corrections are still possible.

The acquisition of credit points from courses and lectures outside of the regular university program is regulated by a study contract / learning contract (LC). Before the goal is reached (e.g. see list above), the doctoral student generates the LC in MOnA (, save, prints, signs the document and brings along with additional documents to the relevant professor (“evaluator” e.g person who gives the course, or the primary supervisor) for signing. It is important to ensure that a meaningful description of the course is included as this will appear on the final certificate (for all who matriculated in the fall semester 2016 and thereafter). The *evaluator directs the LC documents to the person in charge in the respective department/institution: in the DBM this is Nicole Schaeren-Wiemers. She examines the LC with regard to conformity and the credit point assignment and confirms the LC by signature (field: "the chairperson of the teaching commission or ..."). She then passes the LC to the Dean's Office.


At the end of the course, the evaluator assesses the LC in the online services (Tell), most often with “Pass” or “Fail”, and sends the signed checklist to the Dean's office. After processing the control list, the accomplishment appears in the service overview.

Getting credit points from scientific meetings: please submit your signed LC (as described above), documentation about the scientific meeting (e.g. program), your contribution (e.g. poster abstract), a letter from the organizers that your abstract is accepted, and an accompanying letter from your supervisor. After the meeting, submit the certificate that you have attended the meeting.


Please contact Nicole Schaeren-Wiemers for information.

*Evaluator (Assessor): please choose "internal" and pick the assessor from this list!


German Version:
Der Erwerb von Kreditpunkten durch Leistungen ausserhalb des universitären Lehrangebots wird in einem Studienvertrag/Learning Contract (LC) geregelt.
Vor der Leistungserbringung erfasst und erstellt der/die Doktorierende den LC in MOnA, druckt ihn aus und reicht das unterschriebene Formular beim Beurteiler bzw. der Beurteilerin (meist Erstbetreuer/in) zur Unterschrift ein. Es ist dabei auf eine sinnvolle Bezeichnung der Leistung zu achten, da diese auf dem Abschlusszeugnis erscheinen wird (ab HS2016 Immatrikulierte). Der Beurteiler bzw. die Beurteilerin leitet das Formular an die im jeweiligen Departement/Institution zuständige Person – im DBM: Nicole Schaeren-Wiemers - weiter. Diese prüft den LC hinsichtlich Regelkonformität und der Kreditpunktevergabe und bestätigt den LC durch Unterschrift (Feld: „der/die Vorsitzende der Unterrichtskommission bzw.…“). Anschliessend leitet sie den LC an das Dekanat weiter.
Nach der Leistungserbringung bewertet der Beurteiler bzw. die Beurteilerin den LC in den Online-Services und sendet die unterschriebene Kontrollliste an das Dekanat. Nach der Verarbeitung der Kontrollliste erscheint die Leistung auf der Leistungsübersicht.

PhD coordinator

Prof. Dr. Nicole Schaeren-Wiemers
Department of Biomedicine
University Hospital Basel
Hebelstrasse 20
4031 Basel

Phone: +41 (0)61 328 73 94